Professionelle Online-Videokonferenzen 

Online-Konferenzen: Vom international agierenden Dax-Unternehmen bis zur Familie treffen sich die meisten von uns bereits im Web und tauschen sich per Videocall aus – in jeder Altersklasse. Wenn das privat schon gut funktioniert, wozu dann Budget in die Hand nehmen? Nun, was unterscheidet die launige Kreisliga von der durchoptimierten Champions League? Professionelles Equipment, aktuellste Tools und der routinierte Umgang in anspruchsvoller Umgebung befähigen uns, Ihre Konferenz virtuell gekonnt aussehen zu lassen. 

Was macht professionelle Videokonferenzen aus?

Der Unterschied eines virtuellen Events zum alltäglichen Online-Meeting beginnt schon mit der Vorbereitung. Wer darf teilnehmen? Jeder weltweit oder doch lieber eingeschränkt? Habe ich die richtige Lizenz für meine Gruppengröße? Und apropos Lizenz: schon gewusst? Je nach Vertrag ist ein Einladungslink nicht länger als 48 Stunden gültig. Eine stolperfreie Einladung ist also bereits der erste Schritt zu einer Videokonferenz professioneller Art.  Es gibt einiges zu bedenken. Unsere Top 5:

HOST - ORGANISATOR UND KÜMMERER

Mit der Rollenverteilung fängt es an, sie ist meist schnell gesetzt: Moderator, Teilnehmer und häufig Referenten. Der Moderator ist in der Regel auch der “Host”, also der Gastgeber. Neben der inhaltlichen Leitung durch die Online-Konferenz kümmert er sich auch noch um die Zulassung der Teilnehmer, die Vergabe von Wort– und Präsentationsberechtigungen, das Hochladen von Inhalten, Bereitstellen von Umfragen, die Berücksichtigung von Chats, und und und.  Wer sich mit Konferenz-Tools auskennt, kann neben der Moderation das Hosting schaffen in einer übersichtlichen Runde, in der man sich kennt und zwischenzeitliche Unterbrechungen durch sich überlagernde Aufgaben und Menu-Suche verzeiht – und zeitlich leisten kann. Ist man nicht sicher in der Handhabung, ist der Teilnehmerkreis groß, vielleicht international, werden viele Dateien geladen und die Umsetzung soll flüssig und professionell sein, sollten Sie auf einen sachkundigen Partner setzen, der Sie aktiv im Hintergrund unterstützt und auch die weiteren Beteiligten der virtuellen Konferenz gut aussehen lässt. 

VORBEREITUNG DER AKTEURE

Neben Moderator und Host tragen auch die Referenten maßgeblich zum Gelingen einer professionellen Konferenz bei, das gilt für die präsente Welt ebenso wie für die digitale. Hier sind zusätzlich Fähigkeiten gefragt im Umgang mit den Konferenztools von ihrem jeweiligen Betriebssystem aus. Die Akteure sind teilweise nicht der eigenen Organisation zugehörig, was die Einwahl erschweren kann. Vielleicht ist auch die Rolle neu oder die Technik ist einfach ein persönlicher Hinkelstein. In einer ordentlichen Vorbereitung sind Testkonferenzen Standard, um entspannte Rahmenbedingungen zu setzen für den inhaltlichen und persönlichen Beitrag. 

TEILNEHMER EINBEZIEHEN

Eine Herausforderung, gerade bei Online-Konferenzen, die über eine Stunde hinausgehen, sind Aufmerksamkeit und Konzentration der Beteiligten. Die Akteure sind bereits durch ihre Aufgaben im Thema, für alle anderen ist der stete Blick auf den Monitor mit Input in dauerhaft gleichen Szenarien mühsam. Machen Sie aus Zuschauern Teilnehmer. Chats sind ein einfaches Mittel der Interaktion, werden jedoch – bis auf das anfängliche Hallo – häufig von eher wenigen genutzt. Umfragen erreichen bereits einen größeren Anteil. Für eine nachhaltige Verarbeitung der Information müssen die Adressaten mit den neuen Erkenntnissen direkt arbeiten, besser noch: sie durchdiskutieren oder gemeinsam anwenden. Bei größeren Runden sind Break-out-Sessions ein probates Mittel, um (Interessen-)gruppen im kleineren Kreis für einen Austausch zusammenzubringen. Mit entsprechender Berechtigung kann sich der Moderator in jede Session einschalten, um Fragen zu beantworten oder Anregungen einzubringen.  

UNTERHALTUNGSFAKTOR

Ein weiteres gutes Mittel sind Einspieler innerhalb der Online-Konferenz für einen Szenenwechsel. Ein paar Beispiele: 

Ein Trailer kann bereits im Vorfeld auf die virtuelle Zusammenarbeit neugierig machen. 
Können Personen von Interesse nicht an der Konferenz teilnehmen, kann beispielsweise vorab eine Grußbotschaft aufgenommen werden, die zu Beginn oder zwischendurch abgespielt wird.  
Ein Zwiegespräch in einer Studiosituation bringt den Blick raus aus den Konferenzkacheln hin zu einer TV-Anmutung.  
Auch die Pausen nicht vergessen. Mit einem individuellen Countdown wissen alle Beteiligten, wann es nach Kaffee oder Tee weitergeht.  
Sie brauchen zwischendurch mal ein ganz anderes Thema? Lassen Sie einen Online-Zauberer Ihre Gedanken lesen, einen Ballartisten Ihr Firmenlogo präsentieren oder werden Sie mit gymnastischer Anleitung – angepasst auf den jeweiligen Gesundheitszustand – richtig aktiv.

AUSWERTUNG

Bei vielen Konferenzen ist das Nachhalten der Teilnahme notwendig. Das geht auch digital. Mit Hilfe einer Auswertung erhalten Sie Einsicht über die Teilnahme, auch zur Bewertung der Durchführung einer Online-Konferenz an sich. 

So gelingt die professionelle Videokonferenz

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Planungsphase

  • Prüfen technischer Voraussetzungen, Einstellungen, 
    Berechtigungen und 
    Lizenzen
     
  • Professionelle Ausstattung und Anleitung der Akteure, je nach Vorkenntnis mit Coaching  
  • Bedarfsgerechte Authentifizierung 
  • Know-How zu Limits Teilnehmeranzahl, Datei-Uploads, Funktionalitäten und Datenschutz 

2

Und Action!

Professionelle Orchestrierung der Online-Videokonferenz mit 

  • der Vergabe von Eintritts- und Aktionsberechtigungen 
  • Inszenierung der Akteure flüssigem Handling der Interaktionstools 
  • Einbindung medialer Mittel  
  • Know-How zu Upload-Limits  
  • Ausspielung der Konferenz nach Wunsch auf Ihrer Webseite und/ oder Social Media 
  • geordnetem Konferenzende

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Auswertung

Es gibt Konferenzen, bei welchen Teilnehmerlisten notwendig sind. Das geht auch digital. Mit Hilfe einer Auswertung erhalten Sie Einsicht über die Teilnahme, auch zur Bewertung der Durchführung einer Online-Konferenz an sich. 

Was setzt STREAMING FACTORY für mich um?

Wir kennen die Tools und sind auf dem Laufenden bei Änderungen der Lizenzen, der Funktionalitäten und somit zu neuen Anwendungsmöglichkeiten. Damit können wir Sie auf Ihren Bedarf zugeschnitten effizient beraten und Ihre Wünsche umsetzen.

VORBEREITUNG

Ausstattung Technik-Koffer

Ausstattung

STREAMING FACTORY setzt Sie dabei ins richtige Licht. Wenn professionelle Webkamera, Mikrofon und Lichtring nicht zu Ihrem Alltag gehören, statten wir Sie und Ihre Akteure für die Online-Konferenz entsprechend aus – auch mit einem Laptop mit dem benötigten Online-Konferenz-Tool. Mit der Technik lassen wir Sie dann nicht allein, egal mit welchem Betriebssystem wir arbeiten. 

Test-Konferenz

Test-Konferenz

In Testkonferenzen werden die benötigten technischen Einstellungen geprüft und durchgespieltDarüber hinaus kümmern wir uns um Ihr passendes Online-Konferenz-Erscheinungsbild. Wir beziehen den Hintergrund Ihrer Aufnahme mit ein, damit Sie beispielsweise Gegenlicht nicht ausblendet. Der passende Bildausschnitt und ein gutes Outfit gegen den Moiré-Effekt (Flimmern durch kleine Muster) sind auch schnell gefunden. Bei umfangreichen Konferenzen sind je nach Ihren zeitlichen Rahmenbedingungen auch Generalproben möglich. Wie bei der virtuellen Konferenz sind selbstverständlich auch die Proben rund um den Globus umsetzbar.

Besprechungs-Link

Einladung

Wir unterstützen Sie auch beim Einladungsprozess. Bereits zum Einladungsversand mit dem Link zur Konferenz sind nach Ihren Vorgaben durch uns die Voreinstellungen gesetzt. Wer darf was? Muss jeder Neuankömmling in der Konferenz Eintritt erfragen? Ist ein Kenncode notwendig? Gibt es Gäste, die sich aus dem Ausland einwählen? Brauchen Sie zusätzliche landesspezifische Einwahlinformationen? Diese Fragen klären wir unter anderem vorab für einen einfachen Start in Ihr Online-Meeting.

PRODUKTION

Regie

Regie

Innerhalb der Konferenz stehen wir Ihnen zur Seite bei der Fokussierung auf die Akteure und Präsentationen, die passende Anzeige der Sprechenden, einzeln und in Diskussionsrunden. Gleichzeitig werden einzelne Konferenz-Module gesteuert. Umfragetexte mit Auswahl werden vorbereitet und zum passenden Moment geladen, Einspieler über die Regie bereitgestellt und angezeigt. Gerade bei Abfolgen von mehreren medialen Mitteln sorgt eine professionelle Regie für flüssige Folgen.

Live-Schaltung_Zauberer

Lockerungsübung

Für eine unterhaltsame Pause außerhalb der eigenen Kernkompetenzen haben wir mit unserem Netzwerk Partner, die für ein extra Erlebnis innerhalb Ihres virtuellen Meetings sorgen, ob mit Magie, sportlichem Show-Act oder schlicht einer Genussreise.

Verbreitung

Sollte Ihr Online-Meeting nicht ausschließlich über das Konferenz-Tool zu sehen sein, sondern auch auf Ihrer Webseite, oder bei Adressierung an die Öffentlichkeit auch auf Social-Media, binden wir die Konferenz entsprechend ein. STREAMING FACTORY unterstützt Sie dabei mit ihren Partnern bei der Programmierung einer Webseite, einer Playerseite in Ihrer Corporate Identity und auch bei der Ausspielung in Social-Media-Kanäle. Die Verbreitung kann dort sowohl live als auch nach der Veranstaltung stattfinden.

Greenscreen Köln vorher

Vorab-Produktion

Im hauseigenen Greenscreen-Studio mit direkt angebundener Regie sind Videos in der Vorproduktion unkompliziert machbar. Eine Produktion in Ihrem Haus ist selbstverständlich ebenfalls möglich, wenn eine Nachricht aus den eigenen Hallen die Web-Konferenz erreichen soll. Professionell ins richtige Licht gerückt, aufgenommen mit HD-Kameras und im Schnitt nachbereitet, bringen Sie auf diese Weise ein Stück TV-Atmosphäre ein.

NACHBEREITUNG

Player mit Kapiteln

Post-Produktion

Nach dem Online-Meeting können Sie aus der Konferenz besonders interessante Sequenzen als einzelne Kapitel zum Abruf anbieten, je nach Wunsch auch mit Bauchbinden, Kapitelbeschriftungen, Sprungmarken, Musikhinterlegung, Übersetzung und mehr. Auf diese Weise können Sie die Reichweite der Inhalte Ihrer Konferenz bei Bedarf global vervielfachen.

Auswertung

Auswertung

Im Nachgang erhalten Sie zur Übersicht über die statistische Wirksamkeit eine Auswertung zur Reichweite, Start- und Endzeit der Teilnahme sowie der Verweildauer. Chats und Abstimmungsergebnisse können Sie als Dateiformat erhalten. Diese Auswertungen erstellen wir unter der Berücksichtigung des Datenschutzes und der internen Vorgaben.

Sie brauchen eine Lösung, wir kümmern uns. Anrufen, besprechen, loslegen.

Professionelle Online-Konferenzen FAQs

Professionelle Arbeitsmittel, das flüssige Handling der Tools mit all ihren Funktionen, Erfahrung und das geübte Gespür für einen gelungenen Ablauf sorgen für die bestmögliche Zusammenschaltung aller Beteiligten und der Gestaltungselemente. Durchdacht von der Vorbereitung der Authentifizierung bis hin zur Auswertung zur Erfolgsanalyse.

Ob Zoom, Teams, WebEx, Big Blue Button: Jedes Konferenztool hat seine eigenen Vor- und Nachteile, hauptsächlich hinsichtlich der Höchstanzahl der Teilnehmer, Funktionen, Datenverschlüsselung, Regieeinbindung und Preisgestaltung. Ist ein Online-Meeting-Tool bereits in Ihrer Umgebung etabliert, können wir es in der Regel passend anwenden für Ihre Zwecke oder unkompliziert eine Alternative anbieten.    

Wenn etwas auf dem Spiel steht, Sie sich den Teilnehmern besonders präsentieren möchten, Setting und Inhalte einen professionellen Auftritt notwendig machen und jenseits einer Adhoc-Konferenz in Erinnerung bleiben möchten. Oder wenn Sie einfach das Gefühl haben, Bei dieser Konferenz brauche ich technische Unterstützung.”