Professionelle Online-Videokonferenzen 

Mit der Rollenverteilung fängt es an, sie ist meist schnell gesetzt: Moderator, Teilnehmer und häufig Referenten. Der Moderator ist in der Regel auch der “Host”, also der Gastgeber. Neben der inhaltlichen Leitung durch die Online-Konferenz kümmert er sich auch noch um die Zulassung der Teilnehmer, die Vergabe von Wort– und Präsentationsberechtigungen, das Hochladen von Inhalten, Bereitstellen von Umfragen, die Berücksichtigung von Chats, und und und.  Wer sich mit Konferenz-Tools auskennt, kann neben der Moderation das Hosting schaffen in einer übersichtlichen Runde, in der man sich kennt und zwischenzeitliche Unterbrechungen durch sich überlagernde Aufgaben und Menu-Suche verzeiht – und zeitlich leisten kann. Ist man nicht sicher in der Handhabung, ist der Teilnehmerkreis groß, vielleicht international, werden viele Dateien geladen und die Umsetzung soll flüssig und professionell sein, sollten Sie auf einen sachkundigen Partner setzen, der Sie aktiv im Hintergrund unterstützt und auch die weiteren Beteiligten der virtuellen Konferenz gut aussehen lässt. 

Neben Moderator und Host tragen auch die Referenten maßgeblich zum Gelingen einer professionellen Konferenz bei, das gilt für die präsente Welt ebenso wie für die digitale. Hier sind zusätzlich Fähigkeiten gefragt im Umgang mit den Konferenztools von ihrem jeweiligen Betriebssystem aus. Die Akteure sind teilweise nicht der eigenen Organisation zugehörig, was die Einwahl erschweren kann. Vielleicht ist auch die Rolle neu oder die Technik ist einfach ein persönlicher Hinkelstein. In einer ordentlichen Vorbereitung sind Testkonferenzen Standard, um entspannte Rahmenbedingungen zu setzen für den inhaltlichen und persönlichen Beitrag. 

Eine Herausforderung, gerade bei Online-Konferenzen, die über eine Stunde hinausgehen, sind Aufmerksamkeit und Konzentration der Beteiligten. Die Akteure sind bereits durch ihre Aufgaben im Thema, für alle anderen ist der stete Blick auf den Monitor mit Input in dauerhaft gleichen Szenarien mühsam. Machen Sie aus Zuschauern Teilnehmer. Chats sind ein einfaches Mittel der Interaktion, werden jedoch – bis auf das anfängliche Hallo – häufig von eher wenigen genutzt. Umfragen erreichen bereits einen größeren Anteil. Für eine nachhaltige Verarbeitung der Information müssen die Adressaten mit den neuen Erkenntnissen direkt arbeiten, besser noch: sie durchdiskutieren oder gemeinsam anwenden. Bei größeren Runden sind Break-out-Sessions ein probates Mittel, um (Interessen-)gruppen im kleineren Kreis für einen Austausch zusammenzubringen. Mit entsprechender Berechtigung kann sich der Moderator in jede Session einschalten, um Fragen zu beantworten oder Anregungen einzubringen.  

Ein weiteres gutes Mittel sind Einspieler innerhalb der Online-Konferenz für einen Szenenwechsel. Ein paar Beispiele: 

Ein Trailer kann bereits im Vorfeld auf die virtuelle Zusammenarbeit neugierig machen. 
Können Personen von Interesse nicht an der Konferenz teilnehmen, kann beispielsweise vorab eine Grußbotschaft aufgenommen werden, die zu Beginn oder zwischendurch abgespielt wird.  
Ein Zwiegespräch in einer Studiosituation bringt den Blick raus aus den Konferenzkacheln hin zu einer TV-Anmutung.  
Auch die Pausen nicht vergessen. Mit einem individuellen Countdown wissen alle Beteiligten, wann es nach Kaffee oder Tee weitergeht.  
Sie brauchen zwischendurch mal ein ganz anderes Thema? Lassen Sie einen Online-Zauberer Ihre Gedanken lesen, einen Ballartisten Ihr Firmenlogo präsentieren oder werden Sie mit gymnastischer Anleitung – angepasst auf den jeweiligen Gesundheitszustand – richtig aktiv.

Bei vielen Konferenzen ist das Nachhalten der Teilnahme notwendig. Das geht auch digital. Mit Hilfe einer Auswertung erhalten Sie Einsicht über die Teilnahme, auch zur Bewertung der Durchführung einer Online-Konferenz an sich.